Heel veel thuiswerken, zo doe je dat.

Nu is hét moment om je werkgever te overtuigen om thuis te werken. We leggen graag uit hoe wij dat aanpakken, ter inspiratie, informatie en om je extra argumenten te geven wanneer je naar je baas stapt. Het is graag gedaan!

Bij TINA werken we met een vrij groot team. Er is een freelance office manager, een zeer betrokken boekhoudster, twee freelance copywriters, een freelance PR-partner, een freelance vertaalster, 5 mensen op de payroll en een zaakvoerster. 11 mensen dus in totaal regelmatig, hier en daar nog een freelancer af en toe.

Dit is hoe vaak je die 11 mensen tegelijk op kantoor vindt: nooit.

Maandag: maximum 6 collega's

Dinsdag: maximum 4 collega's

Woensdag: niemand, soms de zaakvoerster gewoon omdat ze daar zin in heeft

Donderdag: maximum 4 collega's

Vrijdag: niemand

Deze aanpak stelt ons in staat om snel te schakelen wanneer er een lockdown is omwille van het Coronavirus. Zo hebben we vandaag beslist om tot nader order thuis te werken. We moeten hiervoor geen bijzondere maatregelen treffen. Dankzij deze manier van werken zijn we perfect ingespeeld op elkaar om vlot met elkaar te communiceren en samenwerken vanop een afstand.

Waarom doen we dat niet sowieso? Omdat het leuk is om elkaar te zien, omdat brainstormen aangenamer is als je fysiek bij elkaar in dezelfde ruimte zit, omdat kleine updates over klanten vlugger uitgewisseld worden wanneer we bij elkaar zitten.

Is het cruciaal voor onze business om regelmatig fysiek samen te hokken in een kantoor? Neen.

Maar het helpt zeker om het groepsgevoel te versterken, dat kunnen we niet ontkennen.

Hoe doen we dat?

Je hebt twee zaken nodig om veel/continu thuiswerken mogelijk te maken: de juiste mindset en de juiste tools. Ik begin even bij het makkelijkste: de tools.

DIT ZIJN DE DIGITALE TOOLS DIE WE HIER GEBRUIKEN.

Ken je de tools al voldoende, dan kan je meteen naar het stukje mindset hier.

1. Slack

Slack is simpelweg een chatprogramma waarin je verschillende kanalen kan aanmaken per onderwerp. Wij maken kanalen aan per klant (soms meerdere), per type taak (bvb. vertalingen) of per onderwerp (bvb. verlof/ziekte).

In de kanalen per klant worden de taken overlegd en blijft iedereen op de hoogte van updates van deze klant.

De enige regel is: hier worden geen todo’s gegeven aan elkaar. Want dat kan makkelijk over het hoofd gezien worden. Todo’s worden aangemaakt in Asana (komt later aan bod).

Al het andere overleg, inclusief kantoormopjes kunnen hier dan weer wel. Ook afwezigheden, vertalingen, salesopportuniteiten, aanpassingen aan de website,... komen aan bod. Werkelijk elk aspect van de onderneming wordt in Slack besproken.

Word je dan niet voortdurend afgeleid en gestoord?

Ja, maar enkel als je dat zelf toelaat (cfr. mindset hieronder).

Daarom maken we in Slack gebruiken van statusupdates. Dit zijn onze standaard statussen, maar je kan er zelf ook op maat aanmaken. Uiteraard bepaal je ook zelf in welke mate je notificaties krijgt.

De kostprijs wordt bepaald per gebruiker en gaat van gratis tot 12 EUR per maand. Wij hebben het Standard pakket waarbij we 6,25 EUR per persoon per maand betalen.

Eenmaal gestart wachten nog een hoop extraatjes op jou zoals integraties van Google Calendar, asana, Trello,… (de lijst is heel lang).

2. Whereby

Onze videomeeting-systeem is Whereby, een online tool waarmee je een videogesprek kan starten, en ook je scherm kan delen. Bovendien kan je ook chatberichten sturen, om bijvoorbeeld de link naar een document te sturen tijdens een gesprek.

Dit wordt gebruikt om zaken te bespreken die nu eenmaal vlotter gaan als ze luidop worden besproken. Je hebt bijvoorbeeld net een rapport gemaakt, dat je wil bespreken met de strateeg. Of de designer heeft net een infographic ontworpen en bespreekt dit via Whereby met de klant. Het concept van de meeting, quoi.

Het grote voordeel? Je kan ook heel makkelijk externen uitnodigen omdat zij geen account nodig hebben om in te loggen. Naam ingeven, op enter klikken en klaar! Dit werkt ook op de smartphone, dus als je nog onderweg bent, maar wel al wil deelnemen, kan dat zonder probemen. Van flexibiliteit gesproken!

Wij betalen 10 dollar per maand, en hebben daarmee een online ruimte die we volledig naar onze hand konden zetten, met logo en onze kleuren.

3. Asana

Dit is dé tool die we gebruiken om aan projectmanagement te doen. Hier worden alle taken aangemaakt die nodig zijn in de dagelijkse werking van het bedrijf. Je beslist aan wie je de taak toewijst. Het is handig dat er bij elke taak subtaken kunnen worden aangemaakt, die je aan collega’s kan toewijzen. Ook hier kan je overleggen, maar hier gaan we eerder concrete zaken bespreken die te maken hebben met een bepaalde taak.

Tijdens een klantenoverleg kan je in deze tool al meteen de todo’s noteren en toewijzen aan collega’s nog voor je uit de vergadering bent. ’s Ochtends open je de sectie ‘My tasks’ en weet je meteen wat die dag je taken zijn.

Hieronder vind je een heel klein stukje van wat Asana doet, maar er valt natuurlijk veel meer te ontdekken aan deze tool.

DE MINDSET IS ALLES.

Tools faciliteren, de mindset zorgt ervoor dat het ook effectief gebeurt. (dat is eigenlijk waar voor alles, maar dus zeker voor thuiswerken) Wanneer het over mindset gaat, gaan heel wat cliché’s en vooroordelen de ronde. We lichten ze hier toe.

Thuiswerken is niet voor iedereen. Heel wat mensen hebben nu eenmaal graag collega’s rondom zich en hebben nood aan een duidelijke werkplaats om werk en privé voor zichzelf netjes af te bakenen. Dat is prima, dat maakt die mensen alleen iets minder geschikt om bij ons te werken. Maar het is wel een belangrijke factor om rekening mee te houden. In tijden van lockdown betekent het dat je die mensen net iets meer omkadering en structuur moet geven.

Een duidelijke planning is het eerste dat je nodig hebt. Je splitst het op in voor – en namiddag en zelfs in blokken van 1 à 2 uren indien nuttig. Door planningen voor iedereen toegankelijk te maken, creëer je meteen ook ownership (als iemand mij voor dit woord een volwaardig Nederlandstalig alternatief kan geven, graag!). Wanneer iedereen van elkaar kan zien wat de andere gedaan heeft, ontstaat er een vorm van sociale controle zonder dat je ooit moet micro-managen.

Wie thuiswerkt, doet niets. Ik ben ervan overtuigd dat die mensen bestaan. Ik denk ook dat grote teams die mensen moeilijker detecteren dan kleine teams. Maar ze zijn er en laat me dit heel klaar en duidelijk zeggen: binnen de kortste keren weet je wie ze zijn. Doe er je voordeel mee, maar laat je hele thuiswerkbeleid er niet van afhangen. Dat is namelijk zonde want…

Wie thuiswerkt, is productiever. Er zijn 101 taken die je per definitie beter doet in een stille en rustige omgeving. Alles wat extra veel focus vraagt, doe je trager in een landschapskantoor. Alles. Daarnaast is er ook de pendelfactor. Wie al in de file gestaan heeft, gelopen heeft voor de trein (die dan toch vertraging had) of een platte fietsband had onderweg, begint de werkdag anders dan de mama die haar kinderen naar school brengt, de ontbijttafel opruimt en aan haar bureau gaat zitten.

Thuiswerken is wasjes draaien. Deze klopt volledig en zie je ook als werkgever beter als een voordeel. Wat je eigenlijk net hebt gegeven, is een fantastisch extra-legaal voordeel. De kleine koffiebabbels met collega’s zijn vervangen door een stapje zetten richting dé Heilige Graal: work-life balance. Als je werknemer na een uur gefocust werken, propere was aan de drooglijn wil hangen: so what?

Wanneer je thuiswerkt, werk je altijd. Dàt is het echte probleem van thuiswerken (niet de Netflixers die je er zo uithaalt of de wasjes die worden opgehangen). Het feit dat thuiswerken vaak ontaardt in continu (wat minder) werken, is dé factor die je juist verder wegdrijft van een goed evenwicht tussen werk en privé.

Om dit te vermijden, moet je twee zaken doen:

Baken duidelijke grenzen af voor anderen. Je mag niet gestoord worden, want je bent aan het werken. Je partner, buurvrouw, kinderen, hond, vrienden,… iedereen moet doen alsof je niet thuis bent en gewoon op een kantoor ver ver weg zit. Dit klinkt heel makkelijk, maar is bijzonder moeilijk. De thuiswerkers zijn namelijk de mensen die de loodgieter binnenlaten, de pakjes ontvangen, de zieke kinderen van school halen, naar bankafspraken gaan,… Maar onthoud goed: Elke minuut dat je niet werkt tijdens een thuiswerkdag, verlengt je werkdag (hetzij vandaag, hetzij morgen). Dus nee, je vriendin kan niet op de koffie komen. Tenzij je graag een uurtje langer werkt en je dat ervoor over hebt.

Baken duidelijke grenzen af voor jezelf. Weet wat je op het einde van de dag af wil hebben. Denk aan die planning van hierboven. Geef jezelf start – en einduren (die je ongeveer respecteert). Maar ook: werk op een afgebakende plek die je na je werkuren niet meer nodig hebt behalve voor de saaie huishoudelijke dingen zoals rekeningen betalen. Door jezelf fysiek te scheiden van je werkplek zorg je ervoor dat je beter kan loskomen van het werken.

Dan toch thuiswerken of niet?

Op basis van deze simpele tools, kan niet alleen het werk gestroomlijnder plaatsvinden, maar bied je op deze manier een flexibele manier van werken aan. Soms kan je dankzij kleine aanpassingen in de workflow zorgen dat collega’s kunnen werken vanop afstand. Je bent bovendien voorbereid op momenten als de Coronacrisis, zodat je snel kan schakelen bij momenten van overmacht.

Evengoed (en veel vaker voorkomend) bieden we hierdoor voldoende flexibiliteit aan werkende mama’s of de collega die net een puppy kreeg. De collega die een opleiding gaf bij Brussels Airport en voor wie het tijdverspilling was om nadien nog helemaal tot Gent te komen voor een paar uurtjes, kan gewoon naar huis en daar zijn werkdag afronden.

Wij zien alleen maar positieve effecten op de productiviteit en de werksfeer waardoor we het aan iedereen waar thuiswerk mogelijk is, zeker aanraden.